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Autocares para bodas

Contratar autocares es una tarea más sencilla en los preparativos de una boda que otros detalles del evento (catering, decoración, música, etc); pero generalmente la falta de antecedentes de los anfitriones, que lo general es que no hayan necesitado contratar nunca un autocar anteriormente, supone que al final les resulte más complicado.

La información más relevante para solicitar presupuesto al proveedor es la siguiente

  • Lugar de origen y de destino de cada uno de los movimientos
  • Fecha y horarios de cada uno de esos servicios
  • Capacidad necesaria del autocar(es) o número de invitados previstos para transportar

Los siguientes consejos pueden servir de gran utilidad:

  • Prevee algunas plazas de margen respecto al número de invitados previsto a transportar: a veces ocurre que algún invitado se apunta al autocar a última hora sin avisar y estas plazas de más pueden evitar una situación incómoda de tener que decirle que no puede subirse al bus.
  • Asigna a algún familiar o amigo que pueda ayudar a coordinar este servicio: pase lista de los invitados del autocar si es necesario, indique al conductor cuando está el grupo preparado y por tanto puede salir, e incluso deja su teléfono de contacto el proveedor.
  • Organiza los transportes de regreso como una lanzadera/shuttle de manera que un mismo autocar haga varios regresos. De esa manera, ofrecerás a los invitados un abanico de horarios de vuelta y el precio por trayecto te resultará más económico que poniendo varios autocares a la misma hora. En ese caso, anuncia en el lugar de celebración con carteles y por megafonía las horas de salida.
  • Una vez tengas todos los detalles y el presupuesto final, solicita un documento de confirmación que recoja todos los detalles del transporte y su precio, y que por tanto te permita revisar que toda la información es correcta.
  • Solicita al proveedor su asesoramiento sobre los lugares de recogida y, sobre todo, del lugar del evento si es una finca. Muchas fincas tienen accesos muy complicados con autocares, en cuyo caso un proveedor que la conozca anteriormente es un gran punto a favor y puede ahorrar un susto o un contratiempo el día del evento.
  • No improvises con la hora de vuelta: si prevees alargar la hora de finalización del evento/barra libre, déjalo reservado de antemano con la empresa de transporte. Los autocares se rigen por el tacógrafo de los conductores y por servicios anteriores y posteriores. Puede ser que sobre la marcha decidas ampliar la hora de regreso y el conductor no pueda hacerlo porque no le queden horas de tacógrafo o tenga algún servicio a continuación.

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